Un manual por proceso, el kit para dar de alta a alguien nuevo y una ficha de una hoja por pantalla. Todo sale de la ayuda que ya trae la app, así que dice exactamente lo mismo. Descárgalo, imprímelo o mándalo por WhatsApp.
Para dar de alta a alguien nuevo y que aprenda solo: qué manual lee cada puesto, su checklist del primer día y tarjetas de una hoja para pegar junto a la computadora.
El tablero · Unidades e indivisos · Cuotas y cómo se reparten · Registrar pagos · Presupuesto contra ejercido · Cerrar el mes · El reporte mensual · El portal del residente
Buscar
Egresos · Fondo de reserva · Por identificar · Cobrarle algo a una unidad · Partidas · Caja chica · Nómina · Conciliación bancaria
Propiedades · Alta rápida · Importar padrón · Condóminos y contactos · Directorio · Proveedores · Miembros y accesos · Portal de la comunidad
Áreas comunes · Horarios del área · Reservas · Paquetes · Quién está adentro · Lista de espera · Rondines · Llaves
Incidencias · Mantenimiento · Obligaciones y vencimientos · Cotizaciones · Documentos
Avisos a la comunidad · Reglamento · Multas · Multas impugnadas · Encuestas · Constancias de no adeudo · Traspasos de unidad · Reportes de contenido
Quién hizo qué · Mi despacho · Entrega de administración · Continuidad y respaldo · Enlaces web · Papelera · Respaldo y restauración · Planes y suscripción
Mi casa · Mi estado de cuenta · Reportar · Reservar · Mis invitados · Comunidad · Mis paquetes · Mis reportes
Acceso · Paquetes · Bitácora
¿Cómo entras? · Recuperar mi acceso
Antes de buscar · Tu día · Dinero · Gobierno · Accesos y áreas · Padrón · Operación · Cierre y control
Una hoja por pantalla: para qué es, los pasos y el error que de verdad se comete ahí. Están en carpetas, como el menú de la app.
Arriba siempre está la propiedad y el periodo: TODAS las cifras de abajo son de ese mes y esa propiedad. Si un número no te cuadra, lo primero que hay que revisar es que estés parado en el periodo correcto. La tarjeta de cobranza compara lo esperado del mes contra lo cobrado. La efectividad es el porcentaje: 100% quiere decir que todos pagaron lo del mes, no que ya no hay cartera vencida — esa va aparte. En Pendientes salen las cosas que bloquean el cierre. Los egresos sin comprobante son las que de verdad te van a detener.
El indiviso sale de la escritura, no se calcula. Es el porcentaje que le toca a cada unidad del total del condominio, y es lo que determina cuánto paga y cuánto pesa su voto. Si los indivisos no suman 100%, la app te avisa pero NO los ajusta sola: prefiere decirte que hay algo mal a inventarte un número. El reparto se hace proporcional a lo que capturaste, que casi siempre es lo que quieres mientras terminas de cuadrarlo. Para conjuntos grandes usa Alta masiva: creas cientos de unidades por patrón (torre × niveles × por nivel) y después ajustas los indivisos uno por uno contra la escritura.
Un concepto de cuota es la REGLA: cuánto se cobra en total y cómo se reparte. El monto que capturas es el total a repartir entre las unidades, salvo que escojas 'monto fijo por unidad'. Puedes repartir por indiviso, por metros, en partes iguales, por nivel o con un monto fijo. Los centavos del redondeo se ajustan en la última unidad, para que la suma de los cargos sea EXACTAMENTE el monto aprobado. Sin eso, un condómino suma la columna y no le cuadra con el acta. Una extraordinaria sin acta se pelea. Anota de qué asamblea salió: es el campo que te va a salvar la discusión.
El pago se aplica a los meses MÁS VIEJOS primero. Así se cobra en la práctica y así se calculan los recargos. Lo que sobra queda como saldo a favor del condómino. Ese dinero no es tuyo ni del condominio todavía: es un anticipo, y se aplica solo al siguiente cargo. El semáforo de la lista es por la deuda más vieja: verde al corriente, ámbar hasta 15 días, rojo después. No mide cuánto debe sino desde cuándo, que es lo que importa para decidir a quién le hablas hoy.
Esta es la pregunta que te van a hacer en la asamblea: 'aprobamos dos millones, ¿en qué se fueron?'. La app distingue dos cosas que no son lo mismo: SOBREGIRADO es que te pasaste de un renglón aprobado; SIN PRESUPUESTO es que gastaste en algo que nadie autorizó. La segunda es la que duele en la asamblea, por eso sale marcada distinto. Captura el anual por partida y la app lo reparte entre 12; después ajústalo mes por mes, porque el gasto real no es parejo.
Cerrar CONGELA. Después de emitir marzo, los egresos, cargos y pagos de marzo ya no se editan. Si hay una corrección va como ajuste en abril, con su motivo escrito. Esto es lo contrario de una app de patrimonio propio, donde editas lo que quieras. Aquí no, porque el reporte ya salió de tu mano y está en la de alguien que puede reclamarlo. Al cerrar se guarda una huella del mes. Si alguien mueve la información después, la huella deja de coincidir y se nota. Esa huella va impresa en el PDF. Antes de cerrar, la app revisa: egresos sin comprobante y sin partida BLOQUEAN; sobregiros y falta de presupuesto solo advierten.
Seis secciones: finanzas, operaciones, compras, legal, atención a condóminos y personal. Sale en PDF con portada, folio y huella. Para que salga completo hay que capturar cada mes, en Captura del mes: el cumplimiento del plan de mantenimiento CON SU MOTIVO si no llegó al 100%, plantilla y asistencia, altas y bajas, y las fotos con su pie. Las fotos son la mitad del reporte. 'Se reparó la filtración del 1002' con la foto vale más que cualquier renglón de la tabla. Un reporte sin fotos se lee como una lista de excusas. Si falta algo, la app te lo dice arriba en vez de rellenarlo con ceros.
Cada residente ve SOLO su unidad. Nunca el saldo de otro, ni el padrón, ni los invitados de nadie más. Tú decides unidad por unidad qué puede hacer: ver su estado de cuenta, reservar, registrar invitados. Cuidado con el inquilino: la cuota la debe el propietario, y darle el estado de cuenta significa enseñarle lo que su casero debe. Decídelo a propósito. La caseta NO ve dinero. Ninguna configuración se lo da, y es adrede: el de la caseta rota, muchas veces es de una empresa externa, y saber quién debe ahí se filtra solo. Reportar y publicar son cosas distintas. Reportar levanta un ticket con folio y te llega clasificado. Publicar es para el muro y pasa por tu revisión.
Todos los porcentajes salen del régimen que TÚ capturaste en la propiedad: quórum de primera y segunda convocatoria, mayoría ordinaria y extraordinaria. La app no trae ninguno de fábrica y eso es a propósito: cambian por estado y por escritura, y un número inventado ahí puede volver impugnable un acuerdo. Si no lo capturaste, la app te dice que no puede determinar si hay quórum en vez de suponerlo. Ojo con el hueco que hay hoy: la app CALCULA y ENSEÑA el quórum y la votación, pero todavía no tiene pantalla para pasar lista ni para capturar los votos de cada punto. Por eso los ves en cero, y por eso la redacción del acuerdo solo aparece cuando ya hay votos capturados. Mientras exista ese hueco, el acta se levanta aparte y aquí se guardan la convocatoria y el orden del día.
La app sincroniza sola al abrir y al volver al frente, con un tope de una vez cada dos minutos para no pegarle al servidor de más. Solo baja lo que cambió desde la última vez. Con dos mil unidades eso es la diferencia entre abrir en un segundo y abrir en veinte. Si algo no cuadra entre tu iPhone y tu iPad, ve a Más → Probar la sincronización. Corre los seis pasos contra el servidor real y te dice exactamente cuál falló y por qué.
Un solo campo para todo lo que hay capturado: unidades, condóminos, proveedores, incidencias, egresos, documentos, avisos, paquetes, multas, reservas, vehículos, áreas, mantenimientos y pagos.
Cada gasto del mes con su partida y su comprobante. De aquí sale el presupuesto contra ejercido y es lo que revisan cuando preguntan en qué se fue el dinero.
El saldo del fondo y de qué está hecho: lo que entró, los rendimientos y lo que se aplicó. Ese dinero es de la comunidad, no de la administración.
Los depósitos que ya están en la cuenta del condominio y no se sabe de quién son. Se guardan sin dueño y esperan.
Un cargo que no es la cuota: la reparación que le toca a esa unidad, la cuota del salón, la reposición de un control.
El catálogo de renglones del presupuesto y del gasto. Es la columna vertebral del reporte: es lo que contesta "aprobamos dos millones, ¿en qué se fueron?".
El efectivo para lo que no espera: una llave de paso a las once de la noche, las pilas del control del portón. Va aparte de los egresos formales a propósito.
Aplica cuando el personal está en la nómina del condominio y no de una empresa externa. No calcula impuestos: contesta cuánto se paga al mes, cuánta antigüedad lleva cada quien y cuánto va a costar el aguinaldo.
Cuadrar lo capturado contra lo que dice el banco. Es el paso que convierte "creo que ya está todo" en "está todo".
Los recordatorios de pago que se mandan solos, con vista previa de lo que va a recibir el condómino.
Para el que debe cuarenta mil y no lo va a pagar de golpe: las parcialidades y las condiciones quedan registradas en vez de en un WhatsApp que nadie recuerda.
La ficha del inmueble: sus datos, el régimen del que salen los quórums, los días de cobro y la cuenta a la que depositan.
Para capturar cien departamentos sin capturarlos uno por uno: se generan por patrón y después se ajustan por terminación.
Mete el Excel del condominio, ve la vista previa antes de guardar, y si quedó mal deshaz la importación completa.
La lista de personas con su correo y una etiqueta de si tienen acceso a la app.
Quién vive en cada unidad, quién es dueño y quién inquilino, a quién hablarle si hay una fuga de madrugada, qué coche es de quién y quiénes son los trabajadores.
El de elevadores, el de limpieza, el jardinero: los que te pasan factura. Con lo necesario para pagarles sin buscar el dato en un WhatsApp de hace tres meses.
Quién entra, con qué rol y a qué unidad. Aquí se aprueban las solicitudes, se asigna la unidad, se bloquea y se quita el acceso.
El portal visto desde la administración: dar de alta residentes, aprobar reservas, moderar el muro y ver quién entró.
La pantalla que se abre ANTES de dar un acceso: escoges el rol y te dice, completo, qué alcanza a ver y qué no.
Los de tu despacho que entran a esta comunidad, con lo que cada uno puede hacer.
El salón, la alberca, el gimnasio, la terraza: lo que se aparta y lo que se le da mantenimiento, con su cuota, su cupo y sus reglas.
Cuándo se puede usar, en bloques de cuánto, con cuánta anticipación y cuántas veces al mes. La app no trae horarios de fábrica: los de tu condominio los pones tú.
Las solicitudes de los residentes para apartar un área: se aprueban, se rechazan y se ven las próximas.
Lo que llegó y está en caseta, y lo que ya se entregó, con la hora y el nombre de quien lo recogió.
La ocupación de las áreas comunes ahorita, con quién entró y a qué hora.
Cuando un área está llena: en vez de una discusión en la puerta, una lista con su turno.
El recorrido del vigilante, con un toque por punto. Sirve para tener el registro el día que la aseguradora pregunte si había vigilancia activa.
Quién tiene copia de qué. Es la pregunta que aparece el día que algo se pierde y que nadie puede contestar.
La caseta, la administración, el cuarto de máquinas, el elevador. Y tú decides quién ve cada número.
Lo que se descompuso, con su folio, sus días abiertos y su prioridad. Lo que reporta un residente cae aquí solo.
Los equipos del condominio (elevador, bomba, extintores, cisterna) y sus programas: qué se hace, cada cuándo y cuándo toca la próxima.
Distinto del mantenimiento: esto es no quedarse sin seguro. Cada obligación lleva escrita su consecuencia, no solo su fecha.
Comparar las cotizaciones de una obra y dejar escrito por qué se escogió una. La más barata no siempre es la correcta y esa decisión hay que poder defenderla meses después.
Los archivos que no cuelgan de un gasto ni de un pago: la escritura, el acta de la asamblea de hace tres años, la póliza del seguro.
Lo que la administración publica, y el registro de lo que se comunicó. Para el día que alguien diga "nunca nos dijeron".
Se edita en la app y se publica por versiones. Cuando sale una nueva, al residente le aparece el aviso y tiene que confirmarla: eso deja registro de quién aceptó y cuándo, que es lo que un PDF en el grupo no da.
Una multa nace SIEMPRE de un artículo del reglamento. La app calcula el monto, aplica la reincidencia y genera el cargo a la unidad.
La bandeja de las que el residente peleó. Aquí se sostiene o se condona, con la resolución escrita, que el residente lee.
Para decidir entre asambleas: el color de la fachada, el horario de la alberca. No sustituye a una asamblea.
El documento que más seguido le piden a un administrador y sin el cual el notario no cierra una venta. Se congela al emitirla con el saldo del día y lleva vigencia.
Cuando una unidad cambia de manos. Es una lista con palomitas, no un formulario, para ver de un vistazo qué falta.
Lo que un residente reportó del muro: una publicación ofensiva, un dato personal de alguien más, un pleito.
La bitácora de la comunidad: quién movió cada cosa, agrupado por persona y por día, con el antes y el después.
Los datos y el logo del despacho, que salen en la portada de cada reporte que entregas. Es la base de la marca blanca.
Para cuando cambia el administrador: qué se entregó y qué falta, en vez de cajas y una USB.
Lo que protege al condominio de perder su información: quién es dueño de los datos, cómo se transfiere la administración y cómo sacar un respaldo.
Para el condómino que no va a bajar ninguna app: un enlace que abre su estado de cuenta en cualquier navegador. Vence y se puede revocar.
Nada se borra de golpe: lo borrado se va a la papelera, se queda 30 días y se puede regresar.
Todo en un archivo, para guardarlo fuera de la app o para entregarlo.
Lo que trae cada plan y cuánto costaría el mes con las unidades que de verdad tienes.
Cambiar tu contraseña sin salir de la app, ver desde qué aparatos está abierta tu cuenta y cuánto llevas consumido de lo que te toca.
Todos tus condominios en una lista, cada uno con lo que trae pendiente, para entrar directo a eso.
El idioma de la app y cómo se ve. El cambio de idioma es inmediato, sin reiniciar.
Lo tuyo, en el orden en que se pregunta: cuánto debo, llegó algo mío, algo está descompuesto. Todo lo demás está abajo.
Tu saldo con su desglose: de qué meses viene, qué trae de recargos y qué ya pagaste.
Levantar un reporte de lo que se descompuso, con foto. Sale con folio y lo puedes seguir sin volver a preguntar.
Apartar el salón, la alberca, el asador. Ves qué horarios ya están ocupados, no de quién son.
Autorizas a tu visita y la app te da un código de 6 dígitos. En la caseta lo dictan y ya: no te tienen que hablar.
El muro del condominio. No es una red social vecinal abierta: lo que publica la administración lo ve todo el mundo y lo que escribe un residente pasa a revisión antes de aparecer.
Lo que está en caseta a tu nombre y el historial: a qué hora llegó y quién lo recibió.
El seguimiento de lo que reportaste, con su folio y sus días abiertos.
Las multas que te levantaron, con el artículo del que salen, y el botón para impugnarlas.
Las constancias de no adeudo de tu unidad, para bajarlas tú sin esperar a que contesten el teléfono.
El reglamento vigente de tu condominio, legible desde el teléfono, con lo que cada artículo puede costar.
Los avisos de la administración: cortes de agua, trabajos, eventos, lo urgente.
Los teléfonos que hacen falta a las tres de la mañana: la caseta, la administración, el cuarto de máquinas, el elevador.
El directorio de vecinos. Apagado por omisión: nadie sale con sus datos de contacto sin haberlo aceptado.
Qué notificaciones quieres recibir y tu horario silencioso. Es por aparato.
Donde votas lo que la administración pregunta entre asambleas.
Un solo campo grande para buscar a quien está en la puerta, y dos botones: marcar entrada y marcar salida.
Registrar lo que llega y entregarlo con nombre y hora. Eso es lo que termina la discusión de "nunca me llegó".
El registro del turno: quién entró, a qué unidad, a qué hora y quién lo registró.
La bifurcación que define todo: o vives en un condominio, o tú lo administras.
Para cuando cambiaste de teléfono y ya no tienes aquel correo. No es automático a propósito.
